e-posta ya da İngilizcesi ile e-mail, Türkçe’de elektronik ileti anlamına gelir. TDK da e-mail’e karşılık “elmek” sözcüğünü önermiştir, fakat pek rağbet görmemiştir. İnternet vasıtasıyla gönderilen e-postalara yazı, resim ve çoklu ortam ekleyip hızlı bir şekilde alıcıya ulaştırabiliyoruz. E-posta hizmetini ücretsiz ve kaliteli veren birçok yer mevcut.
gmail
Günümüzde e-posta ve anında iletişim yazılımları o kadar çok kullanılır oldu ki, artık yüz yüze görüşmenin ve telefonun yerini aldığı söylenebilir. Peki bu kadar fazla kullanılan bir iletişim aracının bazı uyulması gereken kuralları olması gerekmez mi? Tabi olur. Başlıyoruz…Konu kısmı
başlığı kelimelerin ilk harfi büyük, bağlaçlar ve takılar küçük olacak şekilde yazabilirsiniz
e-posta yazarken geçiştirilen ya da boş bırakılan yerlerden biri. Bu kısmı kesinlikle boş bırakmayın. Yazdığınız metnin bir konusu yok değil herhalde?Yazım hataları
Yazım ve dilbilgisi hataları yapmamaya dikkat edin. E-postalarınızı bir metin işlemci ile yazıyorsanız “Otomatik Dil Bilgisi” ve “Yazım Hataları Düzelticisini” kullanın. Bu konuda olabildiğince iyi olmanız, imajınız açısından mühim.
“Herkez, yanlız, yalnış, bende gelecektim” vs.
E-posta gönderseniz de, alsanız da 2 kere okuyun, böylece hataların, yanlış anlamaların, gözden kaçırmaların önüne geçebilirsiniz.Gelen e-postalar nasıl yanıtlanır?
Gelen e-postadaki soruların hepsine yanıt verin. Tabi ki hepsinin cevabını bilmek zorunda değilsiniz. O zaman soruya şu an yanıt veremeyeceğinizi, daha sonra bakabileceğinizi bildirin. Daha sonra bakın ve yanıtlayın.Büyük harflerle yazmak ve harfleri uzatmak doğru olmaz. Büyük harfle yazmak “bağırmak” anlamına gelir.
“sizi ilgilendirmezzzzzz”
Kişiye değil, konuya cevap verin. Gelen e-postalara 24 saat içerisinde yanıt verin, geç vereceğiniz yanıtlar size itibar kaybettirir. Ayrıca gönderdiğiniz e-postaların içeriğine dikkat edin, çünkü bu e-postalar saklanabilir ve aleyhinize kullanılabilir.
sinir bozucu bir e-posta aldığınızda sakin olun ve biraz zaman geçmesini bekleyin
İçerisinde hoşunuza gitmeyen içeriğin yer aldığı e-postalar aldığınızda büyük ihtimalle sinirlenecek ve vereceğiniz yanıt da oldukça sert olacaktır. Bu tip e-postalar aldığınızda hemen yanıtlamayın, biraz zaman geçsin. Göreceksiniz bir süre sonra vereceğiniz yanıt veya izleyeceğiniz yol en doğrularından biri olacaktır.
geçiştirilen başlık, gereksiz kısaltma, küçük harf ve gereksiz farklı renk kulanımı
Farklı renk ve karakter kullanmayın.Çok önemli ya da gizli bir e-posta ise bunu belli edecek eylemlerde bulunmayın.Gereksiz e-postalar göndererek kimsenin zamanını çalmayın.E-postalarda kötü niyetten ziyade yanlış anlama daha çok olur. O yüzden aldığınız ve göndereceğiniz postaları 2 kereden az okumayın.CC, BCC, Ekler
Büyük boyutlu dosyalar göndermeyin. Gönderdiğiniz dosyayı karşı tarafın açmakta zorlanabileceğini düşünüyorsanız, bu konuda not düşün, yol gösterin.BCC’nin profesyonel yazışmalarda yeri yoktur, kullanmayın.
24 mb’a yakın bir çoklu ortam dosyası
Göndereceğiniz ekler 1 MB’ı geçmesin. İdeal bir e-posta uzun olmaz, en fazla 80 kelime olur.Daha yalın bir anlatım için madde imi kullanabilirsiniz.“Otomatik İsim tamamlama” özelliğine dikkat edin. Aynı isimden birden çok kişi listede varsa, e-postanın yanlış bir yere gitme ihtimali yüksek. Bu yüzden önce içeriği yazın, sonra gideceği yeri seçin.Eki gönderirken doğru ek mi, değil mi kontrol edin.Firmalarla, dinlerle, milletlerle dalga geçen, hedef alan fıkra, hikâye göndermeyin. Çok az rastlansa da bunlar aleyhinize kullanılabilir. Bir şey olmaz, demeyin, tedbir alın.BCC alanını, birden fazla kişiyi aynı içerikle bilgilendirmede kullanabilirsiniz. BCC üzerinden göndereceğiniz e-posta adresleri karşı tarafta görünmez.CC de BCC’nin gizli olmayanı. Her zaman kullanmayın. Genelde bir yerden gelen e-postayı daha fazla kişiye ulaştırmak CC kullanıyorlar. Buradan gönderdiğiniz kişilerin e-posta adreslerinizi gönderdiğiniz herkes görür. O yüzden bu özelliği kullanırken iyi düşünün, sonra başınız ağrıyabilir.Odadan odaya, masadan masaya e-posta göndermeyin. Gidin yanına söyleyin, çok mu zor:) Hem e-posta duyguları iletmez, bazı şeyleri yüz yüze konuşmalısınız.E-postayı yaşamı kolaylaştırmak için kullanın, e-posta keyifli ve duyguları içeren bir sohbetin yerine asla geçmez.Tüm sorunlar e-posta ile çözülebilir mi?
e-posta ile her zaman sorunlarınızı çözemezsiniz…
Hayır. E-posta bu konuda yardımcı olabilir, ama sorunları çözmede daha iyi seçenekler mevcuttur. Çünkü e-posta yanlış anlamalara çok açıktır. O yüzden sorun çözmede önce yüz yüze görüşme, sonra telefon, en son olarak e-posta kullanılmalıdır.Şirket içi e-postada dikkat edilmesi gereken noktalar?
Üslerinizden aldığınız uyarı e-postalarına sert bir şekilde yanıt vermeyin. Alttan alın ya da biraz zaman geçmesini bekleyip uzlaşmacı/çözüm odaklı bir yanıt verin.Şirketle bağlantılı Mesajlarıınızdan sonra bir satır atlayıp bilgilerinizi aşağıdaki sıraya göre yazınız:
Ad SoyadÇalıştığınız BölümŞirketinizin AdıTelefon Nu(Her zaman değil)
“Otomatik imza” özelliğini kullanın.Karşı tarafın hoşuna gitmeyebilecek kısaltmalar kullanmayın.
“tşk, mrb, slm, kib, aol”
Gönderdiğiniz mesajlar için “okundu iletisi” istemeyin.
yazım ve dilbilgisi hatası yok, fakat başlığın “çok acil”diye yazılması doğru değil
Konuyu “acil”, “önemli” yazmayın. Belki sizin için önemli olan bir konu, karşı taraf için aynı önemde değildir. Konu neyse, onu yazın.Birkaç kişiye gönderilen e-postaları yanıtlarken “tümünü yanıtla” seçeneğini kullanmayın.E-postalarınız “sistem yöneticisi” tarafından okunabilir. Kişisel e-postalarınızda şirket ismi kullanmayın ve yazdıklarınıza dikkat edin.Spam(İstenmeyen)
Son olarak spamları yanıtlamayın, hatta okumayın. Yoksa daha fazla spam alırsınız.Kredi kartı bilgilerimizi de e-posta ile kimseye yollamıyoruz değil mi?Kaynak: hızlıeğitim, “e-posta kuralları” eğitiminden tutulan notlar.
